Après avoir fait le désencombrement dans votre garde-robe, votre cuisine et votre bibliothèque. Vous allez vous attaquer à une tache qui peu paraître ingrate pour la plupart d’entre nous : les papiers administratifs.

Trier ses papiers et opter pour une méthode de rangement efficace permet de s’épargner quelques soucis :

  • Plus d’efficacité à rechercher un document administratif, et ainsi s’épargner les retards de dossier dut à des pièces manquantes ; 
  • Une meilleure gestion de ses finances avec une meilleure connaissance des échéanciers et une anticipation des dépenses et charges à venir. Si le sujet de la gestion des finances vous intéresse n’hésitez pas à aller notre article sur le sujet  ;
  • Moins de stress.

Vous ne savez pas réellement quels papiers vous devez garder ou jeter ? Où dans le doute, vous avez tout conservé depuis que vous avez quitté le nid parental. Nous vous proposons un guide pour faire le tri sereinement de vos papiers.

Comment classer ses documents administratifs ?

Pour classer vos documents, deux solutions s’offrent à vous :

  • Version papier (avec un classeur ou/et des intercalaires) ;
  • Version numérique (sur un cloud type Google Drive ou bien sur un site d’archivage).

Dans les deux cas, la méthode de classement sera la même. 

Je vous recommande de créer les catégories de dossier suivantes (en version papier ou version numérique) :

  • Bulletins de salaire : avec des sous-dossiers pour chaque année ; 
  • Vie professionnelle (travail, chômage, retraite) : contrat de travail, certificat de travail, attestation Pôle emploi, solde de tout compte, notes de frais, bulletin de paiement de la pension de retraite ; 
  • Banque : contrats, échéanciers, éventuels relevés de comptes ; 
  • Assurances : contrats et attestations relatifs à l’habitation, la voiture, l’assurance-vie ; 
  • Impôts : impôts sur le revenu, foncier, locaux, éventuelles contraventions ; 
  • Logement : contrat bail, quittances de loyers si vous êtes en location, acte d’achat si vous êtes propriétaire, factures électricité, gaz, eau, achats de meubles, attestation d’entretien, garanties ; 
  • Télécom : facture de téléphone fixe, mobile et d’Internet ; 
  • Véhicule : facture d’achat et factures relatives à l’entretien de votre voiture, certificat de cession du véhicule ; 
  • Famille : contrat de mariage, acte d’état-civil, avis de versement d’allocations familiales, jugement de divorce, jugement d’adoption, livret de famille ; 
  • Scolarité : diplômes, bulletins de note ; 
  • Santé : carte de mutuelle, demande de remboursement, carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé, ordonnance, certificat médical, examen médical. 

Combien de temps conserver ses papiers ?

La durée de conservation d’un document numérique est identique à celle d’un document papier. Elle varie selon le type de document.

Travail, chômage, retraite

  • Bulletin de salaire, Contrat de travail, Certificat de travail : jusqu’à liquidation de la retraite ;
  • Attestation Pôle emploi : jusqu’à obtention de l’allocation chômage
  • Solde de tout compte : 3 ans ;
  • Justificatif de versement d’allocations chômage : 3 ans ;
  • Bulletin de paiement de la pension de retraite : Permanente ;
  • Notes de frais : 3 ans ;
  • Carte d’invalidité d’un enfant : Jusqu’à liquidation de la retraite.

Banque

  • Chèque à encaisser : 1 an et 8 jours – Passé ce délai, le chèque ne peut plus être encaissé mais la dette reste due ;
  • Contrat de prêt immobilier et consommation + justificatifs : 2 ans à partir de la dernière échéance ;
  • Relevé de compte, talon de chèque : 5 ans ;
  • Ticket de carte bancaire (paiement et retrait) : jusqu’à réception du relevé de compte où figure le solde correspondant.

Assurance

  • Quittance, avis d’échéance, courrier de résiliation, preuve du règlement : 2 ans ;
  • Contrat d’assurance : durée du contrat + 2 ans ;
  • Assurance-vie : 10 ans ;
  • Dommage corporel : 10 ans.

Impôts et taxes

  • Déclaration de revenus, avis d’imposition sur le revenu : 3 ans ;
  • Avis d’impôts locaux, taxe foncière, taxe d’habitation : 1 an ;
  • PV pour amende forfaitaire : 3 ans.

Logement

  • Contrat de location, état des lieux, quittance de loyer : durée de la location + 3 ans ;
  • Courrier de révision de loyer : durée de la location + 1 an ;
  • Inventaire du mobilier pour les locations meublées : durée de la location ;
  • Justificatif de versement de l’aide personnalisée au logement (APL) : 2 ans ;
  • Facture d’électricité – Facture de gaz : 5 ans ;
  • Facture d’eau : 5 ans ;
  • Facture liée aux travaux : 10 ans pour le gros-œuvre et 2 ans pour les petits travaux ;
  • Certificat de ramonage : 1 an ;
  • Attestation d’entretien annuel d’une chaudière : 2 ans ;
  • Titre de propriété : Permanente ;
  • Preuve du paiement des charges de copropriété, correspondances avec le syndic, procès verbal d’assemblée générale de copropriété : 5 ans.

Télécom

  • Facture de téléphone fixe et mobile-  Facture internet : 1 an ;
  • Preuve de restitution de matériel (box) : 2 ans à partir de la restitution.

Véhicule

  • Facture : achat, réparation… : durée de conservation du véhicule ;
  • Certificat d’examen du permis de conduire :  jusqu’à réception du permis ;
  • Certificat de cession du véhicule : durée de conservation du véhicule. Il peut être utile de conserver ce certificat après la vente du véhicule, en cas de litige avec l’ancien propriétaire.

Famille

  • Acte d’état civil (copie intégrale et extrait) : Permanente ;
  • Avis de versement d’allocations familiales : 5 ans ;
  • Jugement de divorce, jugement d’adoption : permanente ;
  • Acte de reconnaissance d’un enfant : permanente ;
  • Contrat de mariage, documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs : permanente ;
  • Livret de famille : permanente.

Scolarité

  • Diplôme : permanente.

Santé

  • Récapitulatif de remboursements d’assurance maladie et maternité : 2 ans ;
  • Carte de mutuelle, demande de remboursement : variable selon l’organisme ;
  • Ordonnance : 1 an minimum ;
  • Preuve du versement d’indemnités journalières : jusqu’à liquidation des droits à la retraite ;
  • Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé : permanente ;
  • Certificat médical : 1 an ;
  • Examen médical (par exemple, radiographie) : permanente.

J’utilise ce système de classement et d’organisation depuis plusieurs années, et je le trouve personnellement très efficace. Concernant le tri, je l’effectue une fois tous les ans et je détruis les documents qui ne sont plus à conserver. 

J’espère que cet article, vous aura donné l’envie de trier vos papiers et surmonter cette tache qui peu paraître quelque peu ingrate.

Être Minimaliste, c’est opter pour un système d’organisation efficace.

Et vous comment vous organisez-vous pour tri vos papiers administratifs ? Quel système vous convient le plus, version numérique, version papier ?
Faire du tri et classer ses papiers administratifs | etre-minimaliste.com
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