Comment être plus productif en faisant moins. Ce n’est pas en voulant toujours faire plus que l’on est plus productif, mais en faisant mieux. Cela rejoint le principe du minimalisme qui est de se concentrer sur ce qui est important.

Qui est très bien définit dans le principe de Pareto : 80 % de nos résultats sont le fruit de seulement 20% de nos efforts. Avec ce principe, on se rend compte que finalement 80% de nos actions n’engendrent que 20% de résultat et qu’à l’inverse 20% de nos actions engendrent 80% de résultat !

De ce fait, à quoi bon s’éparpiller quand on sait que seulement 20% des efforts vont créer 80% des résultats. Vous l’aurez compris faire le tri entre ce qui vaut vraiment le coup et le reste est très judicieux.

Ainsi, on se concentrant sur ce qui est vraiment important, ce qui a le plus de valeur ajoutée, on sera plus productif en faisant moins.

Quand on veut mener une vie minimaliste, c’est dans notre intérêt d’être plus productif. On veut être plus productif quand t-on travaille pour pouvoir travailler moins longtemps et ainsi se dégager des heures pour pouvoir faire ce que l’on aime.

Voici  8 astuces qui m’ont permis d’être plus productive, en espérant que cela vous aide également.

1 | Définissez-vous un objectif précis et mesurable

Difficile d’avancer efficacement sans savoir où vous allez exactement. Comment bien définir un objectif ? Voici quelques points qui vous aiderons à bien le définir :

  • Quel résultat concret espérez-vous obtenir en réalisant cet objectif ? Il faut que votre objectif soit mesurable afin que vous puissiez évaluer votre progression. 
  • Quel(s) bénéfice(s) espérez-vous obtenir en finalisant cet objectif ? Est-ce que ça vaut le coup d’investir du temps et de l’énergie pour cet objectif ? Il peut être intéressant de se poser ces questions afin de déterminer vos motivations profondes et vous faire tenir sur la durée.
  • Quand ce projet doit-il être terminé ? Votre objectif doit être temporellement défini pour que vous ayez un investissement régulier. 
  • De quel(s) ressource(s) avez-vous besoin pour l’atteindre ? Définir les ressources dont on a besoin dès le début permet de ne pas se retrouver freiné ou bloqué en cours de route.

Concernant le nombre d’objectif, je recommande de ne pas vous en fixer plus de 3 ! Car au-delà, vous risquez de vous disperser et de ne plus être aussi concentré sur vos objectifs.

2 | Créez-vous un plan d’action : planifiez étape par étape

Une fois que votre objectif est clair et défini, vous allez devoir planifier votre objectif. Pour cela, il est important de visualiser son objectif dans une vue d’ensemble et ainsi découper au maximum les grosses tâches en sous-tâches.

Listez toutes les tâches et classez-les par ordre de priorité. Commencez toujours par la tâche la plus importante, même si elle ne vous donne pas envie, faites-la en premier car le plus urgent et le plus important passe en priorité.

Vous pouvez appliquer cette méthode à l’ensemble de vos objectifs ! Par exemple, si vous souhaitez passer un examen ou une certification, vos tâches pourraient être les modules du cours ou de la formation, et les sous-tâches (suivre le cours, prendre des notes, faire des fiches, relecture et révision des fiches, etc.). Idem pour l’apprentissage d’une langue.

Dégrossir au maximum ses tâches à deux avantages

  • C’est plus gratifiant et motivant, car vous vous voyez vraiment avancer dans les différentes étapes ;
  • Mais également vous organisez mieux le temps pour vous préparer, et vous évitez le stress de dernière minute.

Pour aller plus loin encore, essayez d’évaluer combien de temps vous prend une tâche; puis bloquez le créneau de travail pour vous consacrer à celle-ci. Cela est encore plus facile d’évaluer pour les tâches répétitives. Par exemple combien de temps pour traiter vos e-mails ?

Avoir une vision d’ensemble et prendre du recul permet de clarifier ses objectifs. De plus, y aller étape par étape en réalisant des petites actions quotidiennes permet sur le long terme d’atteindre vos objectifs, c’est ce que l’on appelle l’effet cumulé !

l'effet cumulé - etre-minimalisme.com

On sur-estime ce qu’on peut faire dans une journée et on sous-estime ce qu’on peut faire dans une vie.

3 | Une seule chose à la fois

Pour être plus concentré, ne faites qu’une seule chose à la fois. Il y a une idée générale qui veut que cela soit bon de faire plusieurs choses en même temps. C’est finalement assez contre-productif. En dispersant son énergie sur plusieurs choses, on ne se concentre pas à 100% sur une action et au final cela n’est pas productif et on perd du temps.

C’est plus productif de rester concentrer sur une tâche, de la faire bien et de mettre toute son énergie dessus. Et une fois qu’elle est finie, on passe à une autre tâche et ainsi de suite. Plutôt que de se distraire et de s’éparpiller à faire plein de choses à la fois sans être concentré.

En pratique :

  • limitez le nombre d’onglets ouverts, au-delà de 5 onglets ça commence à être contre-productif ; 
  • supprimez les distractions : notifications Facebook, e-mail, coupez la télé en fond, éloignez votre téléphone – soyez 100% présent à ce que vous faites ;
  • instaurez des plages horaires pour effectuer votre tâche et ne faites que celle-ci.

4 | Créez votre emploi du temps en fonction de votre rythme

Le bon timing, c’est le vôtre. Peu importe que vous êtes du matin, de l’après-midi ou du soir. Le plus important est d’identifier les moments de la journée ou vous avez le plus d’énergie et le plus de concentration afin de faire vos actions au meilleur moment de la journée.

Pour identifier ces moments, faites une observation de votre journée ou de votre semaine afin d’identifier les moments ou vous êtes le plus productif et ou vous avez le plus d’énergie. 

On a tous dans la journée et dans la semaine des moments un peu plus bas, après le déjeuner ou le week-end par exemple. Créez vos horaires et votre emploi du temps en fonction votre rythme.

5 | Mettez-vous des limites et une date butoir

Ce conseil rejoint un peu le premier, mais il est très important. Connaissez-vous la loi de Parkinson ? Le principe est que plus on a de temps, plus on se laisse du temps. Plus l’on sait que l’on a du temps devant nous, moins on va être pressé, et donc moins on sera investi dans l’objectif. On aura tendance à laisser traîner les choses jusqu’à ce que l’on n’ait plus le temps.

Si vous avez une date butoir à long terme pour votre objectif, prévoyez ainsi des petits échéanciers, des limites pour les choses (tâches, sous-tâches) que vous avez à réaliser.

Se forcer à avoir une structure dans nos vies, nous pousse à nous dépasser et à rester concentrer sur nos objectifs.

6 | Veillez à avoir une une bonne hygiène de vie

Difficile d’être concentré et productif si vous avez les paupières lourdes, le ventre qui gargouille ou bien encore si vous êtes déshydraté. Voici quelques principes de base afin de maintenir une bonne hygiène de vie :

  • Bien manger : quand on a faim, on ne se concentre pas, avoir bien mangé permet de rester concentré. De plus, notre cerveau a besoin de nourriture pour fonctionner correctement, donc soignez la qualité de votre alimentation en mangeant de saison, frais, local et en cuisinant par exemple. Avoir une alimentation équilibrée tout au long de la journée permet à notre corps de fonctionner à son plein potentiel. 
  • Bien s’hydrater : de l’eau en priorité. Il est recommandé de boire entre 1,5 et 2 litres d’eau par jour. Évitez au maximum les boissons sucrées type soda, qui engendreront plus de fatigue dû au sucre qui engendre des pics d’insuline. Et limitez les boissons excitantes comme le café, et le thé.
  • Bien dormir : essayez de dormir au moins 7h par jour et de maintenir les mêmes horaires si possible sans trop de variation en fonction des jours.
  • Faire des pauses : c’est très important, votre cerveau ne peut pas rester concentré indéfiniment, au bout d’un moment, il sature. Pour éviter d’en arriver là, imposez-vous des pauses de 20 min toutes les deux heures. Pendant ces pauses évitez toutefois les réseaux sociaux qui auront tendance à engendrer une fatigue supplémentaire et vous faire tomber dans la spirale 2.0 qui va rallonger considérablement vos 20 min. Profitez-en plutôt pour vous faire un thé, des étirements, aller marcher, regarder par la fenêtre pour vraiment vous déconnecter.

7 | Travaillez au propre et au bon endroit

Si votre bureau est en bordel, cela va créer de la distraction dans votre esprit, vous aurez du mal à vous concentrer. Travaillez dans un endroit propre, rangé, où il n’y a pas de papiers partout qui traînent, vous permettra de rester concentrer. C’est vraiment important de travailler dans un endroit propre et rangé. Avoir un bureau bien rangé permet également de ne pas perdre de temps à chercher un document ou un objet.

Choisissez également l’endroit ou vous vous sentez le plus concentré pour travailler. Là aussi, nous sommes tous différents, pour certains, ce sera une bibliothèque, pour d’autres une terrasse de café, ou bien encore chez vous. Il n’y a pas de règle si ce n’est de trouver l’endroit où vous vous sentez le plus efficace. Notez toutefois que vous devez choisir l’endroit ou vous serez le plus efficace, cela sous-entend l’endroit ou vous serez le moins distrait.

8 | Choisissez vos outils pour vous organiser

Que vous soyez de la team papier ou de la team numérique, il existe plusieurs supports et outils pour vous aider à vous organiser. Pour ma part, j’utilise les deux.

Pour la version papier, j’utilise un bullet journal. Lorsqu’il s’agit d’organisation et de réflexion, je préfère vider mon cerveau sur du papier. Pendant, longtemps, j’ai écrit sur des feuilles volantes ou sur différents carnets jusqu’au jour ou j’ai découvert le bullet journal.

Pour ceux qui ne connaissent pas le bullet journal il s’agit d’un agenda et planner que vous créez vous-même à partir d’un carnet vierge. Si le contenu de mon bullet journal et la façon dont je l’organise vous intéresse n’hésitez pas à nous suivre sur Instagram, j’essaye de vous y partager régulièrement des idées de structure et d’organisation.

En complément, j’utilise également des supports numériques comme Google Agenda, des tableaux Google Sheets pour la gestion de tous mes projets et Google Keep pour les listes.

Quand t-on est plus efficace, on est plus rapide. Avec ces différentes astuces vous devriez gagner en productivité. Vous allez gagner peut être même tellement de temps que vous pourrez vous remettre au sport ou bien voir plus souvent vos amis.

Être minimaliste, c’est concentrer son action sur ce qui est vraiment important.

Et vous, quel(s) système(s) d’organisation utilisez-vous pour atteindre vos objectifs ? Avez-vous d’autres astuces pour travailler mieux et moins ?
Comment le minimalisme peut vous aider à être plus productif - etre-minimaliste.com
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